Chữ ký số, dịch vụ tin cậy: Nền tảng quan trọng của công chứng điện tử

Hướng tới triển khai đồng bộ công chứng điện tử

Ngày 19/9/2025, tại Hà Nội, Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC), Bộ Khoa học và Công nghệ phối hợp với Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam tổ chức Hội thảo “Vai trò của chữ ký số và dịch vụ tin cậy với công chứng điện tử”.

Hội thảo là diễn đàn để các cơ quan quản lý, Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam, đội ngũ công chứng viên trên cả nước và các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tin cậy cùng trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm nhằm góp phần thúc đẩy ứng dụng chữ ký số và dịch vụ tin cậy trong hoạt động công chứng, tạo nền tảng để công chứng điện tử được triển khai đồng bộ sau khi Luật Công chứng (sửa đổi) chính thức có hiệu lực từ ngày 1/7/2025.

Phát biểu khai mạc hội thảo, bà Tô Thị Thu Hương, Giám đốc NEAC nhận định, trong kỷ nguyên mà dữ liệu trở thành tài nguyên mới và giao dịch số trở nên phổ biến, việc đảm bảo niềm tin số là điều kiện tiên quyết.

"Tại Việt Nam, chúng tôi xác định chữ ký số và các dịch vụ tin cậy không chỉ là công cụ kỹ thuật, mà là nền tảng để đảm bảo niềm tin trong các giao dịch điện tử, định hình kinh tế số, chính phủ số và xã hội số” - bà Tô Thị Thu Hương nhấn mạnh. 

Cùng với Luật Công chứng (sửa đổi), Nghị định 23/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy được ban hành đã thiết lập khung pháp lý đầy đủ cho các dịch vụ tin cậy (chữ ký số, chứng thực thông điệp dữ liệu, cấp dấu thời gian, dịch vụ gửi - nhận dữ liệu bảo đảm...). 

Những quy định mới này là cầu nối quan trọng tạo nền tảng pháp lý để công chứng điện tử vận hành hiệu quả, đảm bảo mọi văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý ngang với văn bản giấy.

Tại hội thảo, bà Nguyễn Thị Thơ, Phó Chủ tịch điều hành Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam cho rằng, sự phối hợp giữa NEAC và Hiệp hội là bước đi cần thiết để bảo đảm công chứng điện tử đi vào cuộc sống.

“Hiệp hội sẽ đồng hành cùng NEAC trong việc tuyên truyền, đào tạo và hướng dẫn công chứng viên tiếp cận công nghệ mới, qua đó bảo đảm chất lượng dịch vụ và quyền lợi hợp pháp của người dân” - bà Nguyễn Thị Thơ nói. 

Theo các chuyên gia, công chứng điện tử mang lại lợi ích lớn cho người dân và xã hội. Thứ nhất, là tiết kiệm thời gian và chi phí. Người dân có thể thực hiện công chứng một số loại văn bản trực tuyến ngay tại nhà, thay vì phải đi lại nhiều lần đến phòng công chứng. Hồ sơ điện tử được xử lý nhanh chóng, văn bản công chứng có thể được cấp gần như ngay lập tức sau khi công chứng viên ký số.

Thứ hai, công chứng điện tử tăng tính an toàn và minh bạch. Mỗi văn bản công chứng điện tử đều kèm chữ ký số và dấu thời gian, có thể kiểm tra trực tuyến để xác định tính xác thực. Hồ sơ được lưu trữ dưới dạng điện tử, tránh nguy cơ mất mát, hư hỏng hoặc làm giả.

Thứ ba, công chứng điện tử liên thông với nhiều dịch vụ công và giao dịch điện tử khác. Văn bản công chứng điện tử có thể sử dụng trực tiếp trong thủ tục đăng ký kinh doanh, giao dịch bất động sản, ngân hàng… mà không cần phải nộp thêm bản giấy, giúp giảm trùng lặp và tạo thuận lợi tối đa cho người dân.

Theo ước tính, với khoảng 8 triệu hồ sơ công chứng mỗi năm, việc áp dụng công chứng điện tử có thể tiết kiệm cho xã hội hàng trăm tỷ đồng chi phí lưu trữ và xử lý giấy tờ.

Mục tiêu 50% người dân trưởng thành có chữ ký số

Tại Hội thảo, đại diện NEAC đã trình bày, phân tích các khái niệm về chữ ký số và dịch vụ tin cậy, làm rõ giá trị pháp lý cũng như vai trò của các dịch vụ này trong hoạt động công chứng điện tử, qua đó hỗ trợ công chứng viên tiếp cận và áp dụng đúng quy định pháp luật.

Theo Luật Giao dịch điện tử năm 2023, chữ ký số là chữ ký điện tử, sử dụng thuật toán khóa không đối xứng để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể ký đối với nội dung đã ký.

Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ, do đó Luật Giao dịch điện tử khẳng định chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay trong giao dịch truyền thống. Luật Công chứng năm 2024 quy định văn bản công chứng điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm được ký bằng chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng.

Khi các giao dịch điện tử trở nên phổ biến kéo theo những loại hình dịch vụ có liên quan, một trong số đó là dịch vụ tin cậy. Luật Giao dịch điện tử quy định 3 loại hình dịch vụ tin cậy.

Cụ thể: Dịch vụ cấp dấu thời gian là dịch vụ để gắn thông tin về thời gian vào thông điệp dữ liệu; dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu gồm dịch vụ lưu trữ và xác nhận tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu, dịch vụ gửi - nhận thông điệp dữ liệu bảo đảm; dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng là dịch vụ chứng thực chữ ký số trong hoạt động công cộng.

Nghị định số 23/2025/NĐ-CP đã quy định chi tiết, cụ thể về dịch vụ tin cậy gồm các điều kiện phải tuân thủ về con người, về kỹ thuật, về tài chính… nếu doanh nghiệp muốn kinh doanh loại hình dịch vụ này.

Đối với lĩnh vực công chứng điện tử, dịch vụ tin cậy là một công cụ hữu hiệu, giúp công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng đơn giản hóa quy trình nghiệp vụ, từng bước chuyển đổi các giao dịch công chứng truyền thống từ môi trường thực sang môi trường số, nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng điện tử.

Với chức năng là tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử quốc gia (RootCA), NEAC cam kết đồng hành với các cơ quan đơn vị liên quan trong việc triển khai công chứng điện tử.

NEAC sẽ phối hợp với các đơn vị liên quan của Bộ Tư pháp và Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam trong công tác phổ biến, đào tạo, nâng cao năng lực sử dụng chữ ký số cho công chứng viên, tạo nền tảng kỹ thuật - pháp lý sẵn sàng cho triển khai công chứng điện tử.

Song song đó, Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia có nhiệm vụ tuyên truyền, hướng dẫn người dân về lợi ích của chữ ký số và dịch vụ tin cậy, khuyến khích sử dụng chữ ký số cá nhân để thúc đẩy nền kinh tế số, xã hội số, hướng tới mục tiêu 50% người dân trưởng thành có chữ ký số vào cuối năm 2025.

Theo ý kiến các chuyên gia tại hội thảo, việc triển khai công chứng điện tử để đơn giản hóa thủ tục đã có khung pháp lý cơ bản để triển khai. Trước mắt, chữ ký số và dịch vụ tin cậy đã được khẳng định giá trị pháp lý và cơ bản đáp ứng được nhu cầu của người dân, doanh nghiệp giúp người dân tiết kiệm thời gian, giảm giấy tờ.

Trong giai đoạn tiếp theo cần đẩy nhanh việc triển khai công chứng điện tử, khung pháp lý đến đâu thì triển khai đến đó để phù hợp với chủ trương chuyển đổi số của Đảng và Nhà nước, đáp ứng nhu cầu của xã hội, không chờ đợi đến khi hoàn thiện đầy đủ các quy phạm thì mới bắt đầu.